3 étapes pour aménager intelligemment vos espaces de réunions

La collaboration et l’échange sont essentiels à la performance de l’entreprise, sa créativité, sa capacité à innover et son bien-être social. Découvrez nos conseils pour aménager vos espaces de réunion.

Evaluez vos besoins 

La première chose à faire avant d’aménager vos espaces de réunions est d’évaluer vos besoins. Quelle sera l’utilité de votre salle de réunion ? Plutôt pour des réunions formelles où vous accueillez vos clients ou des réunions informelles au sein de vos équipes ? S’agit-il de conférences, workshops ou d’ateliers brainstorming ?

Combien de personnes souhaitez-vous accueillir dans votre espace réunion ? Quelle est la surface à disposition ? Les cloisons sont-elles modulables et mobiles ?

Par exemple, chez Ergostyle, nous disposons d’espace de réunions très différent selon les besoins de chacun. Nous avons cette salle, que nous nommons la salle Baroque, à l’ambiance salon anglais, prête à accueillir entre 4 et 6 personnes. Elle est dotée d’un écran permettant de projeter un Power-Point par exemple ou réaliser une vidéo conférence. Elle dispose également d’un tableau blanc.

Autre exemple, notre salon patchwork ou d’échantillonnage. L’ambiance y est très différente, aux couleurs vives et chaleureuses qui permettent de booster la créativité. Cette salle peut accueillir entre 4 et 6 personnes et est idéale pour les réunions de brainstorming.

Il est donc indispensable de s’interroger sur vos besoins et l’utilisation des salles de réunions.

Choisissez votre mobilier

Une fois vos besoins établis, vous pouvez vous pencher sur le mobilier. Premièrement, l’élément central est la table de réunion. Les possibilités sont vastes. Carrée ? Ronde ? Ovale ? Plutôt en bois ou en mélaminé ? Une table modulable ? Pliable ? Assis-debout ? Il est essentiel de choisir sa table en fonction de l’espace à disposition. Veillez à laisser de la place afin que l’on puisse circuler.

Choisissez une table adaptable au digital, avec une prise intégrée par exemple ou alors une goulotte. Nous sommes tous constamment connectés et avons besoin de se recharger. De plus, cela est très pratique pour réaliser des vidéos conférences ou simplement projeter un document.

Concernant la chaise, ici aussi, les possibilités sont infinies. Pensez au confort de vos collaborateurs ou de vos clients. Si vous réalisez des réunions de plus d’une heure, il est fortement conseillé d’y installer des sièges ergonomiques.

Selon le type de réunion, il est judicieux d’y installer un tableau blanc ou un flipchart afin d’y noter des idées.

Acoustique et éclairage 

Gérer l’acoustique des espaces de réunions est indispensable. Il s’agit de concevoir une insonorisation adaptée afin d’éviter l’effet d’écho dû aux nombreux échanges. Selon les normes, le niveau sonore ambiant de la pièce doit être de maximum 58dB. Les échanges doivent être compréhensibles pour toutes les personnes dans la salle.

Ainsi, pour une acoustique optimale, il est conseillé d’installer des revêtements de plafond et de sol afin de favoriser l’intelligibilité de la parole et réduire la réverbération en même temps. Les modules acoustiques flexibles, tels que les absorbeurs de plafond et de murs sont idéals parce qu’ils permettent de diriger la parole là où elle doit être entendue.

Veillez également à ne pas négliger l’éclairage. Privilégiez une lumière aussi naturelle que possible même si artificielle. Selon les recommandations, il est nécessaire d’avoir un éclairage de 500 lux minimum.

Si vous utilisez de la vidéo-conférence ou de la projection, veillez à ce que l’écran soit bien visible de tous. Il s’agit aussi de trouver un équilibre afin d’assurer la possibilité de prise de notes par les participants.