6 conseils pour aménager un open space de façon optimale !

L’aménagement d’un open space ne doit pas être pensé au détriment de l’efficacité et de la productivité au travail. Voici nos conseils pour aménager de façon optimale votre open space.

Un open space c’est quoi ?

 L’open space est un concept né dans les années 1950 aux Etat-Unis et adopté à partir des années 1980 en Europe. 

Le terme d’open space est très générique. On peut parler d’open space lorsque trois collaborateurs travaillent dans un espace (espace partagé quand il y a deux personnes et espace individuel lorsqu’il y en qu’une) et à l’autre extrême on trouve les « plateaux » pouvant accueillir plusieurs dizaines de postes de travail.

On pourrait décrire l’open space comme un vaste espace de travail sans cloisons et souvent fractionné par des meubles de rangement ou des panneaux. Ces derniers permettent aux collaborateurs, lorsqu’ils ont assis d’avoir leur espace personnel et ne pas être dérangé par les regards de ses collègues. Mais lorsqu’il se lève, il a la possibilité d’établir le contact avec les autres employés.

Les bienfaits d’un open space

Les bienfaits d’un aménagement en open space sont nombreux, autant pour l’entreprise que pour les employés. Premièrement, il s’agit d’un avantage économique non négligeable. Dans un open space, il est possible de mettre plus de collaborateurs que dans des bureaux fermés, et par conséquent cela diminue aussi les coûts du loyer étant donné que moins d’espaces sont nécessaires.

Un open space est modulable et amène ainsi plus de flexibilité dans l’entreprise.

La composition en open space amène un côté convivial et permet d’accroître la cohésion des équipes et favorise la communication au sein de l’entreprise. On se déplace plus facilement et plus rapidement, et on échange aussi plus facilement sur divers problématiques.

Le rapport à la hiérarchisation change également avec ce type d’espace de travail. Certaines distances sont amoindries, ce qui, par exemple, peut faciliter l’approche et la sollicitation de son manager.

#1 Délimitez les espaces

L’open space est un concept de plus en plus populaire, néanmoins veillez tout de même à prévoir des espaces de réunions ainsi que des espaces détentes afin que vos employés puissent décrocher de leur poste de travail et changer d’air, autour d’un café par exemple.

Il est important de délimiter les espaces en fonction de votre secteur d’activité. Evaluez les différentes typologies de travail présentent dans votre entreprise. Privilégiez par exemple des postes de travail pour les sédentaires, et des tables de rencontre pour les nomades.

Installez des phones box ou des box de réunion pour permettre à vos collaborateurs de s’isoler si besoin pour un meeting ou un coup de téléphone. En plus de délimiter les espaces, cela contribue à réduire les nuisances sonores.

Pensez également à ce que l’aménagement de vos espaces respecte les exigences de l’OLT 3 ! Si nécessaire, faites appel à des architectes ou architectes d’intérieur. Ils seront plus à même de vous guider dans vos choix d’aménagement.

#2 Acoustique

L’un des inconvénients des open spaces est les nuisances sonores. Il est donc primordial de se pencher sur l’acoustique. L’utilisation de panneaux acoustiques est un moyen très facile pour absorber le son. De nos jours, il en existe pour tous les goûts, que ce soit au niveau des formes ou des couleurs. Il existe des panneaux muraux, des panneaux pour les plafonds ou encore des rideaux ou des luminaires.

Il y a également des panneaux qui vous pouvez installer directement sur votre bureau permettant ainsi de délimiter les espaces et favorise la concentration.

Tenez compte des propriétés des matériaux de votre environnement de travail et utilisez les intelligemment afin de créer une atmosphère agréable pour tous. Pensez par exemple au revêtement de sol, aux moquettes etc. et distinguez les matériaux absorbeurs, comme le bois ou le tissu des matériaux amplificateur tels que le béton, le verre ou le métal.

#3 La lumière

Profitez de la lumière naturelle, en veillant à ne jamais placer un bureau en face ou à dos d’une fenêtre afin d’éviter les reflets désagréables sur l’écran. Plusieurs facteurs entrent en compte afin d’éclairer correctement les espaces de travail (densité de l’éclairage, direction de la lumière, éblouissement direct, par contraste et par réflexion, répartition harmonieuse des luminance, climat du local, projection des ombres).

Pour les tâches ne nécessitant pas la perception fine de détails, il est recommandé d’opter pour un éclairement de l’ordre de 300 lux qui peut être assuré par un éclairage général. Pour les tâches demandant une perception fine, considérez une intensité de 500 à 1000 lux, assuré par un éclairage local, souvent accompagné par un éclairage général.

Enfin, l’âge est un facteur à prendre en compte. Avec le temps, notre besoin en éclairage augmente. Par exemple, pour réaliser une même tâche avec un éclairage de 100 lux, un personne d’une vingtaine d’années prendra deux fois moins de temps qu’une personne de soixante ans. Ainsi, il est conseillé d’installer une lampe sur table.

#4 Les couleurs

Les couleurs influencent nos sentiments et en plus de l’aspect visuel et esthétique, les couleurs contribuent à créer des espaces professionnels authentiques dans lesquels les collaborateurs se réjouissent de travailler et sont donc source de performance pour l’entreprise.

Privilégiez des couleurs qui inspirent à la concentration comme le bleu ou le vert. Cette dernière permet aussi de créer des espaces de travail et une ambiance de tranquillité. Le marron quant à lui, inspire calme et sécurité. Il dégage un sentiment de stabilité et favorise la collaboration entre collègues.

Contrairement à ce que l’on pourrait penser, éviter les couleurs achromatiques comme le blanc ou le gris qui ne suscitent aucune émotion et n’encouragent pas à la productivité. Elles seraient associées à un ennui plus rapide et une créativité affaiblie. Une étude démontre même que ces couleurs augmentent le risque de burn-out de 25 %.

#5 Installer des plantes

Les plantes améliorent la qualité de l’air et réduisent le stress des collaborateurs. Elles permettent d’augmenter la productivité de 15 % et de baisser le taux d’absentéisme de 10 %.

Les plantes peuvent également servir de séparation entre deux bureaux, tout en amenant un côté nature et frais à votre entreprise.

#6 Inclure les collaborateurs

Finalement, soyez à l’écoute de vos collaborateurs et de leurs besoins. Il est important, dans un open space, de définir et d’encadrer le fonctionnement en établissant des règles de vie commune.

De plus, prendre en compte l’avis de vos collaborateurs dans l’aménagement de vos locaux permet de créer du lien avec ceux-ci. Dès lors, les employés se sentent valorisés, non pas uniquement dans leur force productive, mais aussi reconnus comme des individus à part entière. Cette reconnaissance des aspects humains permet de générer plus de confiance envers le management et la direction de l’entreprise.