6 conseils pour aménager votre espace accueil

Il est indispensable de concevoir votre espace accueil en fonction des besoins de votre activité. Il s’agit aussi de votre carte de visite. Personnalisez-le en accord avec les valeurs de votre entreprise et vos clients.

Situation

L’espace accueil est généralement dédié à plusieurs activités et doit être pensé en conséquence. Outre la fonction d’accueil, l’espace accueil doit disposer d’un poste de travail à part entière.

Il est essentiel que votre espace accueil soit représentatif de l’image et des activités de votre entreprise et par conséquent, il doit être co-conçu avec le personnel concerné afin de cerner leur besoin et le rendre le plus fonctionnel que possible.

L’espace accueil est habituellement placé à l’entrée des locaux. Il doit être suffisamment insonorisé ou à l’écart des salles de réunions, des bureaux ou des photocopieuses en raison des nuisances sonores provenant de ces espaces. Néanmoins, l’espace accueil est une pièce maîtresse de l’entreprise et ne doit pas se retrouvée isolé. Le personnel d’accueil a besoin d’avoir connaissance des activités se déroulant dans l’entreprise.

Mobilier

L’espace disponible et l’affluence de vos visites vous aideront à déterminer le choix de votre mobilier. Fauteuils, canapés, poufs, vous avez l’embarras du choix. Privilégiez les assises en polypropylène qui est facilement nettoyable. Evitez aussi les couleurs claires qui sont salissantes.

Des commodités sont indispensables pour accueillir confortablement vos visiteurs telles que la possibilité de prendre un verre d’eau, un café et pouvoir se rafraîchir aux toilettes qui doivent être facilement repérables.

L’espace accueil étant un lieu de passage, pensez à installer des présentoirs ou des tableaux d’affichage afin de mettre en avant votre activité et les nouveautés de l’entreprise.

La banque d’accueil doit être pensé pour faciliter la mobilité. Il doit permettre les mouvements du siège et assez d’espace pour reculer étant donné que le personnel d’accueil est souvent amené à se déplacer.

Un plan de travail doit généralement être assez large et profond pour permettre un travail agréable. Il est aussi nécessaire de garantir une accessibilité aux périphériques de l’ordinateur et pensez également à bien isoler les câbles électriques afin d’éviter de les accrocher avec les pieds voir d’abîmer les connectiques.

Acoustique

L’acoustique dans l’espace accueil nécessite une réflexion poussée. En effet, entre le passage des visiteurs et les activités téléphoniques, chacun souhaite se faire entendre et élève la voix. Cela peut déclencher ce qu’on appelle l’effet cocktail.

En règle générale, le niveau sonore dans un espace accueil doit être inférieur à 55 dBA. Il existe de nombreuses solutions acoustiques pour contrer ses effets sonores indésirables : des panneaux plafonnier, des panneaux muraux, des totems, des tableaux pour ajouter une touche design à votre espace, des pots de fleurs, etc.

Éclairage

Veillez au bon éclairage de votre espace accueil. Un éclairage adapté doit permettre de discerner les détails fins et évitez l’éblouissement qu’il soit direct ou réfléchi. Assurez-vous de ne pas créer de contraste trop important entre les zones très et peu éclairées et d’éviter l’éblouissement indirect.

Faites attention aux systèmes d’éclairages stylistiques qui peuvent être pénalisants pour le confort de ses utilisateurs. Evitez les néons ou LED d’éclairage intégrés dans le bandeau de la banque d’accueil. Ceux-ci peuvent générer une source de chaleur inconfortable aux niveaux des jambes et provoquer des douleurs en fin de journée.

Ambiance thermique

L’ambiance thermique est aussi déterminante dans l’agencement de votre espace accueil. L’Institut Technologique FCBA recommande une température de 20 à 24° C en hiver et 23 à 26° C en été. La différence verticale entre les chevilles et l’œil sera de 3° C maximum. Concernant l’humidité, elle doit idéalement être de 60 à 65 % avec un minimum de 40 %.

Ambiance générale et olfactive

L’ambiance est un élément primordial pour votre espace accueil. Celle-ci doit refléter les valeurs de votre entreprise et rester fidèle à un code couleur et à une harmonie entre vos locaux et la charte graphique de votre entreprise.

Choisissez du mobilier chaleureux afin de mettre vos visiteurs à leurs aises et optez pour une décoration soignée. Un diffuseur de parfum personnalisé est un très bon moyen de créer une ambiance propre à votre entreprise.

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