Espaces agiles et hybrides – comment faire revenir les employés au bureau ?

La problématique que beaucoup d’entreprises rencontrent aujourd’hui concerne le retour du travail en présentiel. Lors de la pandémie du COVID 19, beaucoup d’employés ont été contraints d’adopter le télétravail. Aujourd’hui, alors que le COVID 19 semble déjà lointain, 44 % des employés interrogés continuent de travailler hors de leur entreprise (Acineo, 2023).

Quels sont les tendances en matière d’aménagement en 2023 ? Quels sont les besoins et les attentes des employés ? Comment convaincre vos collaborateurs de revenir travailler dans vos locaux ? Actineo et Steelcase ont récemment publié des études sur le sujet. Regardons de plus près ce qu’il en est.

L’espace lounge est de plus en plus demandé

De plus en plus d’entreprises adoptent les espaces lounges. Le monde du travail ne cesse d’évoluer, tout comme l’aménagement des espaces de travail. On ne mise plus sur les salles d’attentes et les salles de repos isolées. Aujourd’hui, l’espace lounge se veut confortable, design et surtout convivial.

La pandémie a aussi contribué à rendre les bureaux plus convivial et surtout hybride, avec un mode de travail faisant appel à un aménagement de l’espace de travail au plus proche d’une atmosphère domestique, avec du mobilier et des éléments design proche de l’environnement du foyer, mais aussi une diversification des espaces. Il s’agit de rendre le retour au travail attractif.

La plupart des collaborateurs ont adopté le télétravail et apprécie cet environnement familier. Ils souhaitent se rendre dans des espaces de rencontres et de collaboration. L’intérêt de votre entreprise réside donc dans sa capacité à être perçue comme un véritable lieu de vie.

Aménager un espace lounge au sein de votre entreprise s’inscrit aussi dans une réflexion de l’office management et permet d’offrir aux collaborateurs un environnement confortable, de renforcer l’attractivité de la marque employeur et de stimuler la créativité des équipes.

Accent sur les espaces agiles !

L’agilité permet de faire face à des situations et des exigences qui évoluent rapidement et de réagir avec plus de souplesse. Il favorise davantage les individus et leurs interactions plutôt que les processus et les outils.

L’espace agile vise à optimiser la flexibilité. L’objectif est de permettre aux employés de travailler comme ils le veulent, où ils le veulent et quand ils le veulent. Depuis quelques années, le télétravail et le coworking bouleversent les codes. Un phénomène amplifié par le contexte sanitaire et les confinements. Ainsi, l’espace de travail agile vient se détacher de la vision traditionnelle du bureau.

Dans un espace de travail agile, les collaborateurs ne disposent pas forcément d’un bureau attiré. On y met des espaces lougnes afin de favoriser les rencontres informelles et les échanges collaboratifs entre équipes.

Il a été démontré que les espaces agiles contribuent à la satisfaction des employés, les incitant à mieux travailler et à vouloir rester dans la même entreprise. La communication et la collaboration sont améliorées.

Attrait pour les espaces informelles et de socialisation

Selon le dernier baromètre 2023 publié par Actineo, 44 % des personnes interrogées travaillent au moins partiellement en dehors de l’entreprise dans le mois.

70 % des interrogés veulent revenir au bureau pour des moments de partages et de convivialité. L’enquête pose la question des espaces indispensables au bureau. Le top des espaces indispensables se concentre sur des espaces de convivialité et d’échanges informels. En effet, en premier position se trouve un coin café/thé (54 %), puis un jardin, une terrasse ou un espace vert (48 %), suivi d’un espace convivial de détente et de partage informel (43 %), une cuisine libre d’accès (30 %) et une cafétéria (30 %).

Ces résultats mettent en évidence l’attrait pour des espaces revisités. Les employés souhaitent des espaces de rencontres et de socialisation.

Travail à domicile VS au bureau

L’étude s’intéresse également à la satisfaction des différents lieux de travail. Le seul critère qui semble favorable au bureau est la place disponible pour disposer et ranger ses affaires personnelles (73 % contre 70 % au domicile). Concernant la qualité du mobilier et de l’aménagement, le bureau et le domicile sont ex aequo à 69 %. Des chiffres un peu plus interpellant concerne les conditions de travail (température, éclairage…) ainsi que l’ergonomie, le confort de l’espace de travail. Les employés sont plus satisfaits à la maison (80 %) qu’au travail (64 %) et sont aussi plus confortables à domicile (66 %), qu’au bureau (62 %).

Des espaces intimes et individuels

Les employés disent venir au bureau pour la coopération et les interactions sociales. Pourtant, les études montrent qu’ils veulent aussi y effectuer des tâches individuelles, être plus tranquilles pour se concentrer et profiter d’une technologie plus performante. Beaucoup affirment qu’ils viendraient plus souvent s’ils avaient un espace attitré. Cependant, les entreprises exploitant pleinement leurs espaces, se tournent de plus en plus vers des environnements partagés. Les individus se sentent plus autonomes que jamais et veulent définir les contours de leur travail.

Interrogés sur ce qui pourrait les inciter à venir plus souvent sur site, les employés citent en premier les espaces individuels. (Steelcase, 2023)

1. Davantage d’intimité
2. Un poste de travail attitré
3. Un espace individuel plus grand
4. Du mobilier ergonomique et individuel

Désormais, les individus choisissent de manière intentionnelle quand et pourquoi il se rendent au bureau. Ils attendent une expérience de travail radicalement nouvelle. Il ne s’agit pas tant du lieu mais des modalités. Leesman (entreprise d’analyse de l’expérience employé) qualifie cela de la « présence réfléchie ». Les employés valorisent aussi de plus en plus les espaces conçu pour le bien-être et au mobilier flexible.

La dernière étude de Steelcase met également en évidence les 7 raisons du présentiel :

1. Collaboration
2. Concentration
3. Accès aux outils et technologies
4. Sentiment d’appartenance
5. Sentiment d’un but partagé
6. Contact avec les dirigeants
7. Socialisation et plaisir

Les 4 types d’espaces indispensables

1. Espaces individuels : ce type d’espace favorise à la fois le travail d’équipe et le travail individuel. Les employés peuvent contrôler leur intimité et leur confort
2. Espaces collaboratifs : les configurations flexibles et les outils et technologies mobiles de ces espaces favorisent les interactions en face é face et la collaboration distribuée.
3. Espaces de socialisation : ces espaces représentent un équilibre entre espaces individuels et partagés et permet ainsi de faciliter le sentiment d’appartenance et de communauté.
4. Espaces d’apprentissage : ce sont des espaces modulables et performant offrant des opportunités d’apprentissage intégré aux groupes participant sur place ou à distance.

Les attentes de la génération Z

73 % de la génération Z pense que les espaces sont très ou extrêmement importants pour l’efficacité de l’entreprise qui les emploie.

Pour la génération Z, le fait d’avoir un bureau attitré est un argument puissant pour venir plus souvent. Une façon de se sentir intégré ou tout simplement le besoin de disposer d’un lieu où mieux se concentrer. Les trois principales exigences de la génération Z :

1. Des espaces de travail attitrés
2. Des espaces de travail individuels plus grands
3. Une plus grande intimité dans les espaces individuels.

La génération Z est plus encline à penser que la valeur de l’espace de travail a augmenté avec la pandémie (54 % conter 42 % des millénials, 30 % de la génération X et 23 % des babys-boomers.)

Les 4 types d’espaces indispensables

1. Espaces individuels : ce type d’espace favorise à la fois le travail d’équipe et le travail individuel. Les employés peuvent contrôler leur intimité et leur confort
2. Espaces collaboratifs : les configurations flexibles et les outils et technologies mobiles de ces espaces favorisent les interactions en face é face et la collaboration distribuée.
3. Espaces de socialisation : ces espaces représentent un équilibre entre espaces individuels et partagés et permet ainsi de faciliter le sentiment d’appartenance et de communauté.
4. Espaces d’apprentissage : ce sont des espaces modulables et performant offrant des opportunités d’apprentissage intégré aux groupes participant sur place ou à distance.

En bref : espaces individuels et de socialisation

Les employés ont pris goût au télétravail durant la pandémie et il est en effet difficile de les faire revenir travailler au bureau. Lorsque l’on regarde les résultats du dernier baromètre d’Actineo, cette affirmation n’est pas choquante. Les interrogés sont plus satisfaits de leurs conditions de travail et de la qualité du mobilier et de l’aménagement à leur domicile.

Le monde du travail évolue à grande vitesse et il est temps de revoir l’aménagement des bureaux. Les employés souhaitent des lieux de rencontre, de socialisation, mais aussi de concentration et d’intimité.

Il faut bien évidemment prendre en compte que chaque entreprise, tout comme chaque individu est différent et requiert des besoins différents également. Prenez le temps de sonder vos employés afin de répondre aux mieux à leurs attentes et favorisez le retour du travail au bureau.

Il faut que les employés aient envie de revenir sur site. Pour cela, il faut que le bureau soit plus qu’un simple lieu de travail. Il doit devenir une expérience !