Comment réussir la mise en place de son desk sharing ?

Dans un monde professionnel en constante évolution, la façon dont nous abordons le travail et l’utilisation des espaces de bureau a considérablement changé. La mise en place du desk sharing, ou bureau partagé, émerge comme une solution innovante pour optimiser l’espace de travail et favoriser la flexibilité. Pour réussir cette transition, il est essentiel de considérer non seulement les aspects organisationnels et technologiques, mais aussi de prêter une attention particulière au mobilier de bureau.

#1 Informer les managers et les équipes en amont

La communication préalable est déterminante pour préparer l’équipe au changement. Informez les managers et les collaborateurs sur les avantages du desk sharing, les raisons de cette transition et les impacts prévus sur le quotidien. Créez un dialogue ouvert pour répondre aux questions et aux éventuelles inquiétudes.

#2 Comprendre les besoins de l’équipe

Avant de mettre en œuvre le desk sharing, il est essentiel de comprendre les besoins spécifiques de votre équipe. Effectuez des entretiens individuels pour recueillir des informations sur les habitudes de travail, les préférences et les exigences matérielles. Cette démarche permettra de créer un système de desk sharing qui répond aux attentes de chacun, favorisant ainsi une transition en douceur.

#3 Investir dans des technologies appropriées : outils, ordinateur portable, support écran

Assurez-vous que les employés disposent d’outils adaptés, d’ordinateurs portables et de supports d’écran pour faciliter la transition entre les espaces partagés.

N’oubliez pas d’investir dans la technologie utilisée pour gérer les réservations de bureau, l’accès aux espaces partagés et la communication interne. Choisissez une plateforme intuitive et adaptable, capable de s’ajuster aux besoins changeants de votre entreprise. Assurez-vous que vos collaborateurs comprennent bien comment utiliser ces outils. Ceci facilitera l’acceptation de la nouvelle approche.

#4 Intégration de mobilier ergonomique et ajustable

L’ergonomie du mobilier est un aspect crucial du desk sharing. Assurez-vous que le mobilier est conçu pour favoriser une posture saine et réduire le risque de troubles musculosquelettiques (TMS). Encouragez les employés à ajuster leur espace de travail en fonction de leurs préférences individuelles, en veillant à ce que le mobilier puisse être adapté facilement pour répondre à leurs besoins spécifiques.

Ce point est essentiel pour le bien-être des collaborateurs. Souvent, les employés oublient de régler leur matériel. Ce qui favorise la création de douleurs et autres maux. Il est fondamental de prendre le temps de s’installer correctement avant de pouvoir commencer à travailler.

#5 Prévoir des rangements ou casiers privatifs

Des rangements permettent aux employés de conserver leurs effets personnels de manière organisée tout en contribuant à un environnement de travail propre et fonctionnel. L’intégration de casiers privatifs est aussi nécessaire pour garantir la sécurité des biens, favoriser la flexibilité d’utilisation des espaces de travail et assurer la confidentialité.

#6 Créer des espaces de travail diversifiés : zones de concentration / informelles

Une mise en place réussie du desk sharing implique la création d’espaces de travail variés pour répondre aux besoins de chaque individu. Mettez en place des zones de travail collaboratives, des espaces de concentration et des lieux informels pour encourager la créativité et la productivité. Assurez-vous que chaque espace est équipé de manière adéquate pour répondre aux différentes tâches professionnelles.

#7 Promouvoir une culture de flexibilité

La réussite du desk sharing dépend également de la culture de flexibilité au sein de l’entreprise. Encouragez les employés à adopter une approche plus souple du travail en équipe et à accepter le changement. Organisez des sessions de formation pour expliquer les avantages du desk sharing, mettez en avant les opportunités de collaboration accrues et soulignez les économies d’espace et d’énergie réalisées.

#8 Établir des politiques claires

Définissez des politiques claires et transparentes concernant l’utilisation des espaces de travail partagés. Clarifiez les procédures de réservation, les règles d’utilisation des équipements partagés et les attentes en matière de propreté et de respect des lieux. Une communication transparente permettra d’éviter les malentendus et garantira une utilisation efficace du nouveau système.

Flexibilité, collaboration et efficacité

La mise en place du desk sharing offre de nombreux avantages pour les entreprises, notamment une utilisation plus efficace de l’espace, une flexibilité accrue et une meilleure collaboration entre les équipes. En suivant ces clés essentielles, vous pouvez réussir la transition vers un modèle de travail partagé, créant ainsi un environnement professionnel plus dynamique et adapté aux besoins changeants de votre entreprise.